Ráðgjöf meðan á dvöl stendur

Yfirleitt vinna íslenskir náms- og starfsráðgjafar ekki með þeim erlendu nemendum sem hingað koma heldur eru það annað hvort alþjóðafulltrúar skólanna eða kennarar þeirra sem hjálpa þeim með praktísk atriði. Íslenskur nemandi erlendis getur hins vegar lent í svo alvarlegri krísu að honum finnist hann þurfa að ræða við íslenska náms- og starfsráðgjafa, sem þá þarf að vinna í náinni samvinnu við erlend starfssystkini sín við að finna lausn.

Í námslandinu eru ýmsir aðilar sem hægt er að leita til, fyrir utan náms- og starfsráðgjafa. 

Þeir helstu eru:

• leiðbeinendur á vinnustöðum og/eða í skólum. Yfirleitt er ákveðið fyrirfram í samvinnu skólanna hverjir eru leiðbeinendur. Mikilvægt er að nemandinn viti áður en hann leggur í hann hver helsti leiðbeinandi hans verður. 
• kennarar bera yfirleitt mesta ábyrgð á því að nemandinn læri það sem lagt var upp með. Kennsluáætlanir eru gerðar í samvinnu þeirra, skólans sem sendir nemandann og jafnvel nemandans sjálfs. Í mörgum fögum eru fylltar út ferilbækur varðandi námið og mikilvægt er að erlendir kennarar skrifi undir og stimpli á réttum stöðum í slíkar bækur.
• umsjónaraðilar sjá um ýmsan praktískan undirbúning varðandi námsdvölina, svo sem tryggingarmál (stundum þarf að tryggja nemann sérstaklega ef hann vinnur með dýr tæki sem gætu skemmst í höndunum á honum), aðstoð í veikindum eða við slys, búsetu, samgöngur og þess háttar. Þessi aðili ber yfirábyrgð á allri námsdvölinni og ber honum að fylgjast með nemandanum allan námstímann. Yfirleitt er það hann sem undirritar námssamninginn, þótt leiðbeinendur og kennarar hafi skrifað hann.

Hér skal taka fram að hugsanlegt er að sami aðili sé t.d. bæði kennari og umsjónaraðili.

Undirbúningur fyrir leiðbeinendur

Mjög mikilvægt er að gerðir séu skýrir samningar fyrir fram um hlutverk leiðbeinenda á vinnustöðum. Í honum ætti að koma fram:

• stutt kynning á vinnustaðnum og því fólki sem þar starfar
• kynning á starfssviði og ábyrgð nemandans
• upplýsingar um tengilið sem hægt er að snúa sér til
• yfirlit yfir vinnudaginn (mætingartíma, lengd vinnudags, matar- og kaffihlé, gjöld fyrir mat og kaffi, hugsanlegan vinnutíma á kvöldin og um helgar, laun (ef einhver eru) og hvað neminn á að gera veikist hann eða verði fyrir slysi)
• lýsing á því hvernig námið passar inn í heildarnám nemandans heimafyrir og hvaða pappíra hann fær með sér heim
• skýrar línur um hvað felst í hlutverki leiðbeinandans, þ.e. hver á að leiðbeina hverjum og hversu mikill hluti vinnudagsins er ætlaður í það hlutverk. Hvað gerist ef leiðbeinandinn veikist eða þarf að fara í burtu? Hvað gerist ef leiðbeinandi og nemandi geta engan veginn unnið saman?
• leiðbeiningar um hvernig gera á  Europass starfsmenntavegabréfið upplýsingar um þá skýrslu sem gera á í námslok, hvað hún á að innihalda og hver/hverjir eiga að skrifa undir hana.
• í ritinu Learning by Leaving er stutt yfirlit yfir hlutverk leiðbeinenda (þar kallaðir mentors) í starfsmnámi í Evrópu sem og fræðileg greining á hlutverkinu
• Á vef um vinnustaðaþjálfun í Evrópu má finna upplýsingar ætlaðar leiðbeinendum (supervisors)
• Verkmenntaskólinn á Akureyri tók fyrir nokkrum árum þátt í Evrópuverkefninu Work Mentor , þar sem reynsla frá Wales var yfirfærð í íslenskar aðstæður. Hugmyndafræðin byggðist á að eldri nemendur á vinnustöðum tæku þá yngri, sem og nemendur sem ættu í erfiðleikum, í nokkurs konar fóstur.

Undirbúningur fyrir kennara

Hlutverk kennara getur falist í:

• kynningu á skólanum/vinnustaðnum
• aðstoð við að aðlagast því að vera nemi í viðkomandi landi 
• að sjá um að vel sé tekið á móti nemandanum og fylgst með því að honum líði vel
• ráðgjöf um við hverju er búist af nemandanum
• að veita upplýsingar tengilið sem hægt er að snúa sér til með allar spurningar
• að gera yfirlit yfir alla pappíra sem tengjast náminu, bæði þá sem neminn á að skila og þá sem skólinn eða vinnustaðurinn ber ábyrgð á
• þátttöku í gerð lokaskýrslu um námsdvölina.

Stundum aðstoða fleiri en einn kennari nemendur ogþ á er gott að skýrt komi fram hver ber ábyrgð á hverju. 

Undirbúningur fyrir umsjónaraðila

Stór hluti af verksviði umsjónaraðila er að vera viðbúinn því að eitthvað óvænt komi upp á. Þetta á sérstaklega við ef nemandinn kemst í aðstæður sem hann ræður ekki við. Sálrænn stuðningur felst einkum í því að vera til staðar þegar nemandinn þarf að tala við einhvern um persónuleg mál. Stuðningur við að takast á við hversdagslífið getur falist í aðstoð við að finna (annað) húsnæði, ráðgjöf í veikindum eða eftir slys eða að hafa samband við yfirvöld á staðnum

Umsjónaraðilanum ber að halda stuttan kynningarfund með nemanum þegar hann hefur nám sitt eða starfsdvöl. Þar með gefst báðum tækifæri til að kynnast. Þá er gott að halda stuttan fund þegar dvölin er hálfnuð. Þegar dvölinni lýkur, eru haldnir matsfundir þar sem umsjónaraðilinn er einn þátttakenda. Þar er reynt að setja á blað hvað gefist hefur vel, hverju þarf að breyta og hvað þarf að fella niður. Allt í því augnamiði að bjóða upp á betri dvöl í framtíðinni.  

T-kit on International Voluntary Service vefur á vegum evrópsku ungmennaáætlunarinnar. Þar er meðal annars að finna bækling um hvernig bregðast megi við krísum erlendra sjálfboðaliða. Svipað gæti átt við um erlenda nemendur.