Á þessari síðu leitaðist Landskrifstofa við að svara algengum spurningum verkefnastjóra í Erasmus+ og ESC og einstaklinga sem hugðust ferðast á þeirra vegum meðan heimsfaraldur COVID-19 stóð yfir. Leiðbeiningarnar eiga ekki lengur við en viðaukar verkefna fyrir rafræna viðburði gilda fyrir þau Erasmus+ verkefni, frá árunum 2020-2022, sem þurftu að færa viðburði eða nám/þjálfun á netið vegna faraldursins. Upplýsingarnar hér fyrir neðan voru fyrst birtar í janúar 2022.
Ef aðstæður sem skapast vegna COVID-19 koma í veg fyrir að þú getir hafið Erasmus+ tímabilið þitt á staðnum, til dæmis vegna lokunar landamæra eða viðkomandi stofnunar, mælum við með því að þú hefjir skiptin á netinu, ef hægt er, þar til þú getur mætt á staðinn. Þú færð Erasmus+ styrk fyrir dvöl á staðnum en ekki fyrir þann tíma sem þú ert í fjarnámi eða -þjálfun á Íslandi. Þurfir þú að fara í sóttkví í upphafi dvalar getur sá tími verið talinn með í styrktu tímabili. Kostnaður vegna COVID-19 skimunar eða tengdur henni getur einnig verið tekinn til greina. Hafðu samband við íslenska heimaskólann þinn ef þú átt erfitt með að taka þátt á netinu vegna þess að þú átt ekki þann búnað sem til þarf.
Við hvetjum alla þátttakendur til að fylgjast vel með ferðaráðum Utanríkisráðuneytisins, þar sem veittar eru upplýsingar um opnun landamæra og sóttvarnarkröfur einstakra ríkja.
Ef aðstæður sem skapast vegna COVID-19 gera þér erfitt að fara í ferð á þeim tímapunkti sem þú stefndir að mælum við með því að þú frestir ferðinni eins og tímarammi verkefnisins þíns leyfir þar til ástandið lagast. Ef það er ekki mögulegt hvetjum við þig til að athuga hvort hægt sé að hefja skiptin á netinu, ef hægt er, þar til þú getur mætt á staðinn. Þurfir þú að fara í sóttkví í upphafi dvalar getur sá tími verið talinn með í styrktu tímabili. Kostnaður vegna COVID-19 skimunar eða tengdur henni getur einnig verið tekinn til greina. Hafðu samband við íslensku samtökin sem ætla að senda þig út ef þú átt erfitt með að taka þátt á netinu vegna þess að þú átt ekki þann búnað sem til þarf.
Við hvetjum alla þátttakendur til að fylgjast vel með ferðaráðum Utanríkisráðuneytisins, þar sem veittar eru upplýsingar um opnun landamæra og sóttvarnarkröfur einstakra ríkja.
Ef aðstæður sem skapast vegna COVID-19 koma í veg fyrir að þú getir hafið Erasmus+ tímabilið þitt á staðnum, til dæmis vegna lokunar landamæra eða viðkomandi stofnunar/samtaka, mælum við með því að þú hefjir skiptin á netinu, ef hægt er, þar til þú getur mætt á staðinn. Þú færð Erasmus+ styrk fyrir dvöl á staðnum en ekki fyrir þann tíma sem þú ert í fjarþjálfun eða -kennslu á Íslandi. Þurfir þú að fara í sóttkví í upphafi dvalar getur sá tími verið talinn með í styrktu tímabili. Kostnaður vegna COVID-19 skimunar eða tengdur henni getur einnig verið tekinn til greina. Hafðu samband við íslensku samtökin/stofnunina sem ætla að senda þig út ef þú átt erfitt með að taka þátt á netinu vegna þess að þú átt ekki þann búnað sem til þarf.
Við hvetjum alla þátttakendur til að fylgjast vel með ferðaráðum Utanríkisráðuneytisins, þar sem veittar eru upplýsingar um opnun landamæra og sóttvarnarkröfur einstakra ríkja.
Bæði framkvæmdastjórn ESB og Landskrifstofa Erasmus+ og ESC á Íslandi leggja mikla áherslu á að sýna eins mikinn sveigjanleika og mögulegt er í þessum aðstæðum. Þess vegna er lögð aukin áhersla á að nýta tæknina eins mikið og hægt er þegar einstaklingar geta ekki vegna aðstæðna hafið þátttökuna í Erasmus+ á staðnum, til dæmis vegna lokunar landamæra eða viðkomandi stofnunar/samtaka.
Við biðjum þig að hvetja einstaklingana sem að verkefninu þínu koma til að kynna sér vel ferðaráð Utanríkisráðuneytisins, þar sem veittar eru upplýsingar um opnun landamæra og sóttvarnarkröfur einstakra ríkja. Við ráðleggjum þér einnig að vera í góðu sambandi við erlendu samstarfsaðilana þína og að þið upplýsið hvert annað um stöðu mála varðandi COVID-19 í hverju landi. Ef þátttakendur þurfa að fara í sóttkví í upphafi dvalar getur sá tími verið talinn með í styrktu tímabili. Kostnaður vegna COVID-19 skimunar eða tengdur henni getur einnig verið tekinn til greina.
Almennt gildir sú regla að verkefnið hlýtur fullan umsýslustyrk (Organisational support) fyrir hvern þátttakanda, óháð því hvort þátttakan fer fram á netinu eða staðnum, eða hvort tveggja. Stofnun þín eða samtök bera eftir sem áður ábyrgð á því að gæði og undirbúningur þátttökunnar séu tryggð sem og stuðningur við þátttakandann.
Þar sem ekki er um sérstakan umsýslustyrk að ræða í æskulýðshlutanum og í ESC sjálfboðaliðaverkefnum gildir þar sú regla að verkefnið hlýtur 35% af einingakostnaði (athugið að þetta á við um verkefni frá 2020 og eldri) fyrir hvern þann dag sem þátttakandi tekur þátt með stafrænum hætti. Sjálfboðaliðinn getur svo komið seinna til landsins þegar styrkþegi og sjálfboðaliði telja öruggt að ferðast. Vasapeningarnir eru ætlaðir fyrir persónuleg útgjöld þátttakenda og eiga þeir að fá vasapening þá daga sem stafræn þátttaka þeirra stendur yfir.
Verkefnið getur komið til móts við þátttakendur með því að styrkja þá um kaup eða leigu á búnaði eða þjónustu sem nauðsynleg er til að þeir geti tekið þátt í Erasmus+ á netinu. Við biðjum þig sem verkefnisstjóra um að koma þessum upplýsingum á framfæri til þátttakenda á þínum vegum og afgreiða beiðnir um slík framlög á gagnsæjan hátt. Þessi tilfallandi kostnaður fellur undir liðinn „exceptional costs“ og hægt er að telja hann fram í lokaskýrslu þó að ekki hafi verið sótt um styrk fyrir þann lið í umsókninni.
Ofangreindar auknar heimildir fyrir rafræna viðburði gilda einungis fyrir verkefni frá árunum 2021 og 2022 og einnig árinu 2020 ef styrkþegi hefur undirritað sérstakan viðauka við Erasmus+ samninginn við Landskrifstofu.
Við skipulagningu verkefnisins þíns þarftu að hafa heildarstyrk verkefnisins þíns í huga. Ef þú sérð fram á að heildarkostnaður verkefnisins verði hærri en sá heildarstyrkur sem verkefninu var úthlutað vegna COVID-19 biðjum við þig að hafa samband við starfsfólk Landskrifstofu Erasmus+/ESC. Við getum gefið þér upplýsingar um að hvaða marki er mögulegt að koma til móts við slíkt innan þíns verkefnisflokks, en fjárhagslegt svigrúm getur verið takmarkað eða alls ekkert. Mikilvægt er að öllum gögnum sé haldið til haga sem sýni fram á ástæður þess að verkefni hafi mætt óvæntum kostnaði.
Ef þú hefur áhyggjur af því að ná ekki að skipuleggja ferðir á verkefnistímabilinu vegna COVID-19 geturðu sótt um framlengingu eða frystingu á verkefninu og Landskrifstofa getur í flestum tilvikum orðið við slíkum beiðnum innan ákveðinna marka. Hafðu samband við starfsfólk Landskrifstofu Erasmus+/ESC sem sér um verkefni á þínu sviði og þau veita þér nánari upplýsingar. Athugaðu að beiðni um framlengingu þarf að berast í síðasta lagi fjórum vikum áður en verkefninu hefði átt að ljúka.
Bæði framkvæmdastjórn ESB og Landskrifstofa Erasmus+ og ESC á Íslandi leggja mikla áherslu á að sýna eins mikinn sveigjanleika og mögulegt er í þessum aðstæðum. Þess vegna er lögð aukin áhersla á að nýta tæknina í þeim tilfellum sem aðstæður leyfa ekki ferðir og samstarf á staðnum án þess að þessi breyting hafi neikvæð áhrif á gæði verkefnisins í heild.
Verkefnisfundir (Transnational project meetings) sem fara fram á netinu eru sjálfsagðir en fyrir þá er ekki veittur styrkur. Sá kostnaður fellur undir almennan umsýslustyrk verkefnisins (Project management and implementation). Aðrir þættir samstarfsverkefnis sem vanalega fela í sér ferðir en fara fram á netinu sökum heimsfaraldursins eru styrktir um 15% af ákveðnu einingarverði:
Verkefnisstjórum er heimilt að færa 60% (í stað 20%) af þeirri upphæð sem hefur verið úthlutað í verkefnisfundi, viðburði, náms- og þjálfunarviðburði og annan tilfallandi kostnað (Exceptional costs) til annarra þátta verkefnisins. Ennfremur er hægt að telja fram kaup eða leigu á búnaði eða þjónustu sem var nauðsynleg til að þátttaka gæti átt sér stað með rafrænum hætti (75% framlag). Ofangreindar auknar heimildir fyrir rafræna viðburði gilda einungis ef styrkþegi hefur undirritað sérstakan viðauka við Erasmus+ samninginn við Landskrifstofu (en hann er þegar hluti af samningi í þeim verkefnum sem fengu úthlutað á árunum 2020, 2021 og 2022).
Við skipulagningu verkefnisins þíns þarftu að hafa heildarstyrk verkefnisins þíns í huga. Ef þú sérð fram á að heildarkostnaður verkefnisins verði hærri en sá heildarstyrkur sem verkefninu var úthlutað vegna COVID-19 biðjum við þig að hafa samband við starfsfólk Landskrifstofu Erasmus+/ESC. Við getum gefið þér upplýsingar um að hvaða marki er mögulegt að koma til móts við slíkt innan þíns verkefnisflokks, en fjárhagslegt svigrúm getur verið takmarkað eða alls ekkert. Mikilvægt er að öllum gögnum sé haldið til haga sem sýni fram á ástæður þess að verkefni hafi mætt óvæntum kostnaði.
Ef þú hefur áhyggjur af því að ná ekki að skipuleggja ferðir á verkefnistímabilinu vegna COVID-19 geturðu sótt um framlengingu eða frystingu á verkefninu og Landskrifstofa getur í flestum tilvikum orðið við slíkum beiðnum innan ákveðinna marka. Hafðu samband við starfsfólk Landskrifstofu Erasmus+/ESC sem sér um verkefni á þínu sviði og þau veita þér nánari upplýsingar. Athugaðu að beiðni um framlengingu þarf að berast í síðasta lagi fjórum vikum áður en verkefninu hefði átt að ljúka.
Þeir einstaklingar sem hyggja á ferðir á vegum verkefnisins eru beðnir um að kynna sér vel ferðaráð Utanríkisráðuneytisins, þar sem veittar eru upplýsingar um opnun landamæra og sóttvarnarkröfur einstakra ríkja. Við ráðleggjum þér einnig að vera í góðu sambandi við erlendu samstarfsaðilana þína og að þið upplýsið hvert annað um stöðu mála varðandi COVID-19 í hverju landi. Ef þátttakendur þurfa að fara í sóttkví í upphafi dvalar getur sá tími verið talinn með í styrktu tímabili. Kostnaður vegna COVID-19 skimunar eða tengdur henni getur einnig verið tekinn til greina.
Þátttökuverkefnin geta farið fram á netinu ef það eru t.d. ráðstefnur eða sambærilegir fundir. Styrkþegi fær mánaðarlegan umsýslustyrk verkefnisins (Project management) og sem svarar 15% af styrk við þátttöku á viðburðum (Youth participation events support):
Samfélagsverkefni eru þess eðlis að þau geta verið framkvæmd á nokkuð sveigjanlegan hátt og ættu því ekki að verða fyrir eins miklum áhrifum af COVID eins og önnur verkefni á milli landa. Engu að síður, ef nauðsyn krefur, getur viðbótarkostnaður sem tengist stafrænni framkvæmd hluta verkefnisins fallið undir tilfallandi kostnað (exceptional cost), jafnvel þó ekki hafi verið sótt um annan tilfallandi kostnað.
Í einstaka réttmætum tilfellum geta styrkþegar talið fram kostnað við að kaupa og/eða leigja búnað og/eða þjónustu sem telst nauðsynlegur til stafrænnar framkvæmdar í verkefninu. Í einstaka réttmætum tilfellum geta landskrifstofur einnig tekið til greina allan stuðning sem óskað er eftir, til þess að styðja við þátttöku einstaklinga með færri tækifæri eða fötlun í stafrænum hluta verkefnisins, innan sömu reglna og tilgreindar eru í European Solidarity Corps handbókinni.
